Zautomatyzuj swój dział sprzedaży – proces obsługi klienta w N8N

Formularz kontaktowy – poces automatyzacji.

Czy Twój zespół spędza cenne godziny na ręcznym kopiowaniu danych z formularzy kontaktowych do CRM? Czy chciałbyś mieć system, który nie tylko odbiera zapytania od klientów, ale także je analizuje, przygotowuje wstępną ofertę i informuje Cię o wszystkim np na Slacku?

Jeśli tak, to ten poradnik jest dla Ciebie.

Pokażemy Ci, jak krok po kroku zbudować w N8N w pełni zautomatyzowany proces, który wesprze Twój dział sprzedaży. Stworzymy "cyfrowego asystenta", który pracuje 24/7, nie popełnia błędów i pozwala Twojemu zespołowi skupić się na tym, co najważniejsze – na rozmowie z klientami.

Co zbudujemy?

Nasz system będzie:

  1. Odbierał zapytania z formularza kontaktowego (WordPress) na stronie oraz z dedykowanej skrzynki e-mail.
  2. Analizował treść zapytania za pomocą AI (chatGPT), tworząc zwięzły tytuł i wstępną ofertę.
  3. Automatycznie tworzył kontakt i szansę sprzedaży w Pipedrive CRM.
  4. Wysyłał natychmiastowe powiadomienie na Slacka z linkiem do CRM.
  5. Wysyłał do klienta e-mail z potwierdzeniem otrzymania wiadomości.

Czego potrzebujesz?

  • Konto N8N (w chmurze lub na własnym serwerze).
  • Dostęp do API OpenAI.
  • Konto w Pipedrive (lub innym CRM, proces można łatwo dostosować).
  • Konto Slack. (opcjonalnie)
  • Konto w serwisie do wysyłki e-maili (np. Mailgun, SendGrid)

Konfiguracja WordPress

Większość z nas posiada strony internetowe oparte o system CMS WordPress. Formularz kontaktowy w większości przypadku będzie oparty o wtyczkę Contact Form 7. Gdy potencjalny klient wyślę do nas zapytanie przez tę wtyczkę musimy przesłać dane zebranę przez formularz do N8N. Do tego posłuży nam wtyczka CF7 to Webhook.

Zainstaluj tę wtyczkę i skonfiguruj.

Contact Form w N8N.
Webhook URL – tutaj będziesz musiał podać adres swojego webhooka.
Poznasz ten adres w kolejnych krokach.

Przejdź do ustawień zaawansowanych wtyczki. Ustaw metodę wysyłki danych na POST i wklej poniższy kod do zakładki Body.

{
  "message": {
    "content": "New message!",
    "sender": {
      "name": "[your-name]",
      "email": "[your-email]",
      "phone": "[your-phone]"
    },
    "body": "[your-message]",
    "dataProcessingAccepted": "[acceptance-data-processing]"
  }

}

W razie potrzeby dostosuj nazwy pól [your-name] itd do swojej struktury.

Contact Form w N8N.
Sprawdź jakich zmiennych używasz w swoim formularzy i dostosuj je do powyższej struktury.

Odbieranie wiadomości

Stwórz nowy proces w N8N i zacznij krok po kroku go budować.

Zaczniemy od zbudowania części odpowiadającej za odbieranie danych z formularza kontaktowego oraz skrzynki mailowej.

Proces automatyzacji w N8N.
W swoim procesie możesz użyć tylko jednego źródła danych. Np. skrzynka mailowa.

Odbiór wiadomości z formularza kontaktowego

1. Dodaj node typu Webhook

  • Metoda: POST
  • Ścieżka: np. /webhook/contact-form-7

W Contact Form 7 w WordPressie ustaw url wysyłki do Twojego webhooka:

https://twoja-domena.pl/webhook/contact-form-7

2. Dodaj node typu Edit Fields.

Edycja pliku.
Nazwij node Parse From Webhook

Odbiór wiadomości ze skrzynki mailowej

1. Trigger na e-mail (IMAP)

Dodaj node Email Trigger (IMAP)

  • Host, port, user, pass (Twoja skrzynka, np. sales@twoja-domena.pl)
  • Oznacz, by wywoływał się na każde nowe wiadomości.
Wyzwalacz wiadomości email.
W polu Action wybierz „Mark as Read”

2. UTF-8 support

Dodaj node typu Code. Ten node jest przydatny w przypadku problemów z polskimi znakami w odbieranych mailach.

Ten blok powinien wyglądać tak:

UTF-8.
Nazwij node UTF-8 support

Kod do skopiowania:

const text = $input.first().json.textPlain// Zakładając, że treść wiadomości jest w polu 'text'
const correctedText = Buffer.from(text, 'binary').toString('utf8');
$input.item.json.text = correctedText;
return $input.item;

3. Parse From Mail

Przetwórz dane odebrane z wiadomości email. Dodaj node Set.

Zrzut ekranu.
Nazwij node Parse From Mail

Zmienne do skopiowania:

  • name: {{ $json.from.replace(/<.*>/, '').trim() }}
  • subject: {{ $json.subject }}
  • email: {{ $json.from.match(/<([^>]+)>/)[1] }}
  • body: {{ $json.text }}
  • phone: 999 999 99

Scalanie danych

  • Wstaw node Merge (tryb Append)
  • Połącz wyjścia z Webhooka i z Email Triggera
  • Efekt: jednolity obiekt:
Merge plików.
Nazwij node Merge Input

Generowanie tytułu i oferty przez GPT-4

Dodaj Node OpenAI.

Node – Chat GPT.
Dodaj węzeł OpenAI i połącz go za węzłem Merge. Nazwij node GPT processing
  • Wybierz model, np. gpt-4o.
  • W polu Messages, w roli Assistant, wklej precyzyjnie przygotowany prompt.

To najważniejsza część – mówisz AI, co dokładnie ma zrobić. Oto przykład z naszego procesu:

Komtekst: obsługujemy zapytanie od klienta. Musimy stworzyć dla niego ofertę. Zrób po polsku podsumowanie wiadomości w 1 zdaniu. Niech to będzie tytuł szansy sprzedaży do CRM. Zapytanie od potencjalnego klienta:
{{ $json.body }}


Przygotuj ofertę na wykonanie zlecenia o której pyta klient. Staraj się podać przedział cenowy. Podpisz się jako Marek Golan firma Dogtronic Sp. z o.o .Odpowiedź rozbij na 2 sekcje:
- tytuł szansy sprzedaży (zmienna "title")
- oferta (zmienna "offer") bez kolejnych sekcji

Oczywiście powyższy prompt przygotuje nam ofertę na dużym poziomie ogólności. Nie należy się nim sugerować. To co nam napisze AI możemy traktować jako podpowiedź w jaki sposób odpisać osobie, która zadała nam pytanie. W kolejnym poradniku napiszemy jak dodać wiedzę o naszej formie / ofercie do modelu AI by odpowiedzi były bardziej wartościowe.

GPT node.
Upewnij się, że zaznaczyłeś opcję JSON Output, aby otrzymać dane w ustrukturyzowanej formie.

Scalanie danych

Musisz ponownie scalić dane odebrane z 2 źródeł.

Scalanie danych.
Dodaj 2 nowe node Set

1. Dodaj node Set nazwij go GPT form.

GPT form.
Zaznacz mode Manual Mapping

Zmienne do skopiowania:

  • title: {{ $json.message.content.title }}
  • name: {{ $('Parse From Webhook').item.json.name }}
  • email: {{ $('Parse From Webhook').item.json.email }}
  • body: {{ $('Parse From Webhook').item.json.body }}
  • offer: {{ $('GPT processing').item.json.message.content.offer }}
  • phone: {{ $('Parse From Webhook').item.json.phone }}

2. Dodaj node Set nazwij go GPT Mail.

GPT mail.
Zaznacz mode Manual Mapping

Zmienne do skopiowania:

  • name: {{ $('Merge Input').item.json.name }}
  • title: {{ $('GPT processing').item.json.message.content.title }}
  • offer: {{ $('GPT processing').item.json.message.content.offer }}
  • email: {{ $('Merge Input').item.json.email }}
  • body: {{ $('Parse From Mail').item.json.body.replace(/\r?\n/g, '\n') }}

Integracja z CRM PipeDrive

Czas automatycznie dodać wszystko do naszego systemu CRM.

Ścieżka przesyły danych.
Połącz swoje node w powyższy sposób.

Wyszukaj Osobę: Dodaj węzeł Pipedrive i wybierz operację Person -> Search. W polu Term wstaw e-mail klienta z poprzednich kroków. To zapobiegnie tworzeniu duplikatów.

Pipe Drive – przeszukiwanie danych.
Nazwij node Search Person in Pipedrive

Jaki url podaj:

https://api.pipedrive.com/v1/itemSearch?term={{$json.email}}&field_key=email&exact_match=true&item_types=person

Dodaj node Code

Pipe Drive – sprawdzanie poprawności danych.
Nazwij node Check if person is in Pipedrive and output the ID

Wklej poniższy kod:

const inputItems = $input.all();

// Check if there are items and that the items array is not empty
const hasItems = inputItems.length > 0 && inputItems[0]?.json?.data?.items.length > 0;

// Retrieve the ID of the first item if available
const firstItemId = hasItems ? inputItems[0].json.data.items[0].item.id : null;

return { hasItems, firstItemId };

Sprawdź, czy Istnieje: Dodaj węzeł IF. Ustaw warunek, który sprawdzi, czy poprzedni krok znalazł jakieś wyniki.

Pipe Drive – funkcja if.
Nazwij node IF Person exists in Pipedrive

Dwie Ścieżki:

Pipe drive – proces automatyzacji.
Sprawdzamy czy osoba jest już w bazie PipeDrive

Ścieżka „Fałsz” (Brak osoby w CRM):
Połącz ją z nowym węzłem Pipedrive ustawionym na Person -> Create. Wypełnij pola name, email, phone, aby stworzyć nowy kontakt.

Pipe drive – funkcja false.
Nazwij node PipeDrive

Zmienne do skopiowania:

  • Name: {{ $('Merge Input').item.json.name }}
  • Email: {{ $('Merge Input').item.json.email }}
  • Phone: {{ $('Merge Input').item.json.phone }}

Ścieżka „Prawda”: Zostaw ją pustą – idziemy dalej.

Dodaj node Code w którym zadbamy o Person ID.

Pipe drive – funkcja true.
Nazwij node New Person ID

Wklej poniższy kod:

// Check whether the value from the previous node is available
let personId;

// Check whether the value of 'IF Person exists in Pipedrive' node is present
if ($('IF Person exists in Pipedrive').item.json.firstItemId) {
    personId = $('IF Person exists in Pipedrive').item.json.firstItemId;
} 
// If the above value is not available, check whether a value of '$('Pipedrive').item.json.id' is available
else if ($('Pipedrive').item.json.id) {
    personId = $('Pipedrive').item.json.id;
}

// If a value was found for personId, it is output as a new variable
if (personId) {
    return { person_id: personId };
} else {
    return { error: 'Keine Person-ID gefunden' };
}

Utwórz Szansę Sprzedaży (Lead):
Połącz obie ścieżki z węzłem Pipedrive ustawionym na Lead -> Create.

Pipe drive – tworzenie leadów.
Nazwij node Crete lead

Zmienne do skopiowania:

  • title: {{ $('GPT processing').item.json.message.content.title }}
  • Person ID: {{ $json.person_id }}

Powiąż leada z osobą, używając ID z kroku wyszukiwania lub tworzenia.

Dodaj Notatkę: Na końcu dodaj jeszcze jeden węzeł Pipedrive (Note -> Create). W treści notatki

Umieść oryginalne zapytanie klienta oraz ofertę od AI. To da Twojemu zespołowi pełen kontekst.

Pipe drive – tworzenie notatek.
Nazwij node Create Node

Zmienne:

  • Zapytanie: {{ $('Merge Input').item.json.body }}
  • Oferta (AI): {{ $('GPT processing').first().json.message.content.offer }}

Efekt:

Przykład wpisu w CRM.
Zapytanie zostaje przekształcone w lead i trafia do PipeDrive.

Powiadomienia

Slack

W tym kroku wyślemy wiadomość na Slacka oraz na maila do klienta oraz naszego zespołu.

Wysłanie odpowiedzi do klienta.
W naszym przykładzie używamy serwisu MailGun do wysyłki maili.

Skonfiguruj node Slack. Pamiętaj o autoryzacji.

Wysłanie informacji na Slacku.
Channel ID pobierzesz z właściwości kanału na Slacku.

Skopiuj poniższy kod do pola Blocks

{
	"blocks": [
		{
			"type": "header",
			"text": {
				"type": "plain_text",
				"text": "Nowa wiadomość z Dogtronic.io :email:",
				"emoji": true
			}
		},
		{
			"type": "context",
			"elements": [
				{
					"type": "mrkdwn",
					"text": " {{ $('Merge Input').item.json.name }} {{ $('Merge Input').item.json.email }}"
				}
			]
		},
		{
			"type": "section",
			"text": {
				"type": "mrkdwn",
				"text": "*Analiza (AI):* {{ $('GPT processing').item.json.message.content.title }} \r\n "
			}
		},
		{
			"type": "divider"
		},
		{
			"type": "section",
			"text": {
				"type": "mrkdwn",
				"text": "*Klient:* \r\n {{ $('Merge Input').item.json.body.replace(/\r?\n/g, '\\n')  }}"
			}
		},
		{
			"type": "divider"
		},
		{
			"type": "section",
			"text": {
				"type": "mrkdwn",
				"text": "*Oferta (AI):* \r\n {{ $('GPT processing').item.json.message.content.offer.replace(/\n/g, '\\n'); }}"
			}
		},
		{
			"type": "divider"
		},
		{
			"type": "section",
			"text": {
				"type": "mrkdwn",
				"text": "Zaplanuj działanie w CRM"
			},
			"accessory": {
				"type": "button",
				"text": {
					"type": "plain_text",
					"text": "PipeDrive",
					"emoji": true
				},
				"value": "click_me_123",
				"url": "https://dogtronic.pipedrive.com/deal/{{ $json.deal_id }}",
				"action_id": "button-action"
			}
		}
	]
} 

Efekt:

Przykład wiadomości na Slack.
Powiadomienie o nowym potencjalnym klienci.
Odpowiedź AI jest wyłącznie do naszego wglądu.

Email

Zadbajmy o profesjonalny wizerunek i spokój klienta.

Dodaj węzeł do wysyłki e-maili, np. Mailgun.

W polu To Email wstaw adres e-mail klienta.

Napisz treść maila z podziękowaniem za kontakt i potwierdzeniem otrzymania danych. Możesz nawet wkleić wiadomość, którą wysłał, aby miał pewność, że wszystko dotarło poprawnie.

Wysłanie emaila z notyfikacją.
Nazwij node Send mail to client

Przykładowa treść wiadomości do klienta:

Szanowni Państwo,

Dziękujemy za przesłanie wiadomości za pośrednictwem naszego formularza kontaktowego. Potwierdzamy otrzymanie Państwa zapytania i poinformujemy, że skontaktujemy się z Państwem najszybciej, jak to możliwe, aby omówić szczegóły.

Dla przypomnienia, poniżej znajdują się dane, które otrzymaliśmy:

Imię i nazwisko: {{ $('Merge Input').item.json.name }}

Adres e-mail: {{ $('Merge Input').item.json.email }}

Treść wiadomości:
{{ $('Merge Input').item.json.body.replace(/\n/g, '
') }}

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania lub chcą uzupełnić swoje zapytanie, prosimy o odpowiedź na tę wiadomość.

Z poważaniem,
Zespół Dogtronic

Efekt

Przykład powiadomienia email.
Mail, który otrzymuje nasz zespół oraz klient.

Aktywacja

Połącz wszystkie węzły zgodnie z opisaną logiką, upewnij się, że wszystkie ścieżki są połączone, a na koniec kliknij przełącznik Active w prawym górnym rogu.

Gotowe! Właśnie zbudowałeś potężną machinę, która oszczędzi Ci dziesiątki godzin i sprawi, że żaden potencjalny klient nie zostanie pominięty.


Co dalej? To dopiero początek! Możesz rozbudować ten proces o kolejne kroki:

  • Automatyczne przypisywanie handlowców do leadów.
  • Wysyłanie spersonalizowanych follow-upów po kilku dniach.
  • Analizę sentymentu wiadomości od klienta.

Automatyzacja to nie przyszłość, to teraźniejszość. Eksperymentuj, ucz się i daj znać w komentarzach, jakie procesy Ty zautomatyzowałeś w swojej firmie 🙂

Chcesz przetestować działanie tego procesu? Napisz na sales@dogtronic.io lub wypełnij nasz formularz kontaktowy.

Marek Golan

CEO Dogtronic, Prezes ESTA Cluster, dumny opiekun Borysa. Ma prawie 20 lat doświadczenia w branży IT zarówno jako programista jak i właściciel firm technologicznych.

Przekształć
swoje pomysły
w rzeczywistość

Skontaktuj się z nami i pozwól nam sprawdzić jak możemy Ci pomóc.

Najciekawsze treści na Blogu

Zobacz wszystkie

Automatyzacja kopii zapasowej repozytorium na GitHubie

Czasami zdarza się tak, że nad kodem pracuje więcej niż jeden podwykonawca. Przykładowo, jedna firma – Wykonawca X – odpowiada za pisanie kodu aplikacji, a druga – Wykonawca Y – ma regularnie odpowiadać za kontrolę jego jakości.

W takiej sytuacji optymalnym rozwiązaniem jest regularne przesyłanie kopii kodu napisanego przez Wykonawcę X do Wykonawcy Y.

Wbrew pozorom takie drobne, regularne czynności potrafią być całkiem uciążliwe. Jest to więc modelowy proces, który powinno się automatyzować, aby zaoszczędzić czas, energię, a w konsekwencji pieniądze.

W poniższym wpisie umieściliśmy krótką instrukcję, dzięki której można zaoszczędzić trochę czasu na regularnym tworzeniu backupów.

Instrukcja

Poniższa instrukcja wyjaśnia jak przygotować skrypt automatyzujący zrobienie kopii zapasowej kodu między dwoma repozytoriami na GitHubie.

1. Utwórz nowe repozytorium 

Repozytorium z domyślną gałęzią może być prywatne.

Ustawienia nowego repozytorium na Github.

Repozytorium powinno zawierać pusty plik np. readme.md.

Nowe repozytorium Github.

2. Wygeneruj PAT (Personal Access Token)

Token PAT wygenerujesz w zakładce Developer settings na swoim koncie GitHub.

Następnie musisz wybrać okres ważności tokenu. Można wybrać opcję, aby PAT nie wygasał, ale nie jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie, więc go nie zalecamy.

WAŻNE: token powinien posiadać uprawnienia repo.

Generowanie Personal Access Token w Github.

3. W repozytorium źródłowym dodaj nowy sekret z wygenerowanym tokenem

Możesz to zrobić na swoim koncie GitHub w zakładce: Security → Secret and variables → Actions.

Dla ułatwienia możesz skorzystać z poniższego schematu adresu URL (podmień ’owner’ i ’repo’).

https://github.com/owner/repo/settings/secrets/actions
Dodawanie sekretu w repozytorium Github.

4. Skopiuj poniższy kod źródłowy

Poniższy kod źródłowy umieść w postaci pliku np. backup.yml w katalogu .github/workflows na docelowej gałęzi w źródłowym repozytorium.

# Steps to make this workflow work
# 1. Create new repository with any default branch (it can just contain dummy readme.md file)
# 2. Generate PAT with repo priveleges
# 3. Add PAT as github secret in source repository
# 4. Add this workflow to source repository
# 5. Change whatever variables you want to change in this workflow (target repo with default branch and source branch are required)
# Disclaimer: This workflow doesn't copy any workflow files from source repository to target repository. It only copies source code.

name: Push code to another Github repository

on:
  push:
    branches:
      - <source-repository-target-branch> # swap this for source repository target branch name

jobs:
  push:
    runs-on: ubuntu-latest
    steps:
    - name: Checkout source repository
      uses: actions/checkout@v4
      with:
        path: src
        ref: <source-repository-target-branch> # swap this for source repository target branch name
        persist-credentials: false
    - name: Get current timestamp
      id: date
      run: echo "::set-output name=timestamp::$(date +'%Y%m%d%H%M%S')"
    - name: Set target branch name
      run: echo "TARGET_BRANCH=master-${{ steps.date.outputs.timestamp }}" >> $GITHUB_ENV # rename new branch name to match your naming convention
    - name: Checkout target repository
      uses: actions/checkout@v4
      with:
        path: target
        ref: <target-repository-target-branch> # swap this for target repository default branch name
        repository: <owner>/<repository> # swap this for target repository
        token: ${{ secrets.TARGET_REPO_TOKEN }} # remember to add github secret in source repository with github PAT that has repo priveleges
        fetch-depth: 0
        persist-credentials: true
    - name: Push to Target Repository
      working-directory: ./target
      run: |
        git checkout -b ${{ env.TARGET_BRANCH }}
        rm -rf ./*
        cp -r ../src/* .
        git config --local user.name "Dummy User"
        git config --local user.email "dummy@email.com"
        git add .
        git commit -m 'Create new backup'
        git push -u origin ${{ env.TARGET_BRANCH }}

5. Podmień zmienne w kodzie skryptu

Podmień wszystkie zmienne wyróżnione ’<>’ w kodzie skryptu, tak aby odpowiadały nazwom Twojego repozytorium oraz gałęzi.

I to by było na tyle

Jeśli wszystkie kroki zostały wykonane poprawnie, to skrypt będzie uruchamiany za każdym razem kiedy na gałąź docelową zostanie wypchnięty kod.

Podgląd poprawnie utworzonego repozytorium

Aby upewnić się, że wszytko działa tak jak powinno, sprawdź zgodność swojego repozytorium z podglądem na poniższych zrzutach ekranu:

1. Docelowa gałąź na repozytorium źródłowym:

Docelowa gałąź na repozytorium źródłowym Github.

2. Widok Actions w repozytorium źródłowym:

Widok Action w repozytorium źródłowym Github.

3. Nowo utworzona gałąź w docelowym repozytorium:

Nowo utworzona gałąź w docelowym repozytorium Github.
Karol Ścibior

Specjalista TypeScript | Node | React. Full-Stack Developer, dla którego nie ma projektów niewykonalnych.

Przekształć
swoje pomysły
w rzeczywistość

Skontaktuj się z nami i pozwól nam sprawdzić jak możemy Ci pomóc.

Najciekawsze treści na Blogu

Zobacz wszystkie
💬 Porozmawiaj z AI!
🎉 Świetnie! Zaraz nasz agent AI do Ciebie zadzwoni.
❌ Wystąpił błąd podczas wysyłania formularza. Spróbuj ponownie.

🤖 AI Agent

Hej! Zostaw swoje dane, a nasz inteligentny agent zadzwoni i pokaże Ci swoje możliwości. To tylko zajmie chwilę! 🚀

Imię jest wymagane
Wprowadź poprawny numer telefonu
Wprowadź poprawny adres email
Zgoda na przetwarzanie danych jest wymagana